| 入力データ |
→ |
セルの表示 |
数式バーのデータ |
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| 例1 | 000100 |
 |
100 |
100 |
| 例2 | 0110012731 |
110012731 | 110012731 | |
| 例3 | 127.000 |
127 |
127 |
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| 例4 | (3) |
-3 |
-3 |
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| 例5 | 9-01 | 9月1日 | 2003/9/1 | |
| 例6 | 10/11 | 10月11日 | 2003/10/11 | |
| 例7 | 11:05 | 11:05 | 11:05:00 | |
| 例8 | =SUM(B2:B5) | 110012955 | =SUM(B2:B5) | |
これは，通常のデータ入力では便利な機能だが，「入力した通りに表示できない」場合は困ることがある。 例えば，数字のみのデータは数値として扱われ，例1や例2のように，先頭の「0」は表示されない。数字をはハイフン「-」や斜線「/」で区切ると日付データ（例5や例6）になり，コロン「:」で区切ると時間データ（例7）として扱われる。 例1や例5では製品コードや型番などとして「000100」や「9-01」を入力したい，例3では項目番号として「(3)」を，例6では分数として「10/11」を入力したい場合，これは余計な機能となる。 どのようにすればよいのだろうか。
表示できない理由はデータ入力の自動認識である。したがって，解決策は，自動認識が働かないようにする為に「データを入力する前に表示形式を指定」すればよいことが分かるであろう。 データを入力した通りに表示したいときは，次のいづれかの方法で事前に表示形式を「文字列」に指定する。
データを「文字列」として入力する方法：- 入力するセル範囲を指定し，右クリック→「セルの書式設定」→「表示形式」タブ→「分類」欄で 「文字列」を選択→OKボタンを押す。この設定後にデータを入力する。
- データの先頭に引用符「'」（single quotation）を付けて入力すると，「'」の後のデータは「文字列」として扱われる。数式バーの内容はデータ本体を表している。この場合は数式バーでは「'」付きの文字列であることが確認できる。
| 入
力データ |
→ |
セ
ルの表示 |
数
式バーのデータ |
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| 例1 | '000100 |
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000100 |
'000100 |
| 例3 | '127.000 |
127.000 |
'127.000 |
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| 例4 | '(3) |
(3) |
'(3) |
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| 例5 | '9-01 | 9-01 |
'9-01 |
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| 例6 | '10/11 | 10/11 |
'10/11 |
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| 例7 | '11:05 | 11:05 | '11:05 | |
| 例8 | '=SUM(B2:B5) | =SUM(B2:B5) | '=SUM(B2:B5) | |
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次節で説明する。
データをテキストファイル（TXTやCSVファイルなど）で入手し，Excelで開く場合も自動認識の機能が働く。 これによってCSVファイル内の「9-01」のようなデータが「日付」形式として自動認識され、「9月1日」などに変換されてしまう。 これが不都合な結果になる場合の解決のために，Excelには「テキストファイルのインポート」という，区切り文字の種類等を指定するダイアログ機能が用意されている。 これを使ってカンマ区切り(CSV)やタブ区切り(TXT)のテキストファイルを開くと，データ表の各列の「データ形式」を個別に指定した上で，データを「正しい」形式で読み込める。（→ 外部データの取り込み）